۱۱ گام کلیدی برای ارائه یک پیشنهاد قیمت اصولی و موفق در مناقصات
شرکت در مناقصات همیشه برای پیمانکاران جذاب است، اما آنچه سرنوشت پروژه را تعیین میکند، نحوه آمادهسازی و ارائه پیشنهاد قیمت است. بسیاری از شکستهای پروژهها نه به دلیل توان عملیاتی پیمانکار، بلکه به دلیل برآورد نادرست، نبود تحلیل دقیق، و تصمیمگیریهای عجولانه در مرحله پیشنهاد قیمت رخ میدهد.
برای اینکه بتوانید در مناقصهای برنده شوید و در عین حال پروژه را بهصورت سودآور اجرا کنید، لازم است رویکردی سیستماتیک، دقیق و حرفهای داشته باشید. در این مطلب، با ۱۱ گام اساسی آشنا میشوید که پیمانکاران حرفهای برای ارائه یک پیشنهاد قیمت قابل دفاع و رقابتی از آن استفاده میکنند.
اشتباهات رایجی که پیمانکاران در مناقصات مرتکب میشوند
قبل از اینکه وارد مراحل اصلی شویم، بد نیست اشتباهاتی که اغلب باعث شکست پیمانکاران میشود را مرور کنیم:
- ورود به مناقصه بدون هدف و استراتژی مشخص
- بررسی نکردن کامل اسناد فنی، نقشهها و مدارک مناقصه
- انجام مترهوبرآورد سطحی یا عجولانه
- ارائه قیمت بدون تحلیل دقیق هزینهها
- نداشتن اطلاعات کافی از شرایط اجرایی و محیط پروژه
- شناسایی نکردن ریسکهای احتمالی
در ادامه، مسیر درست را قدمبهقدم بررسی میکنیم.
گام اول: تعیین هدف و استراتژی حضور در مناقصه
همه پیمانکاران به یک دلیل وارد مناقصه نمیشوند.
یکی به دنبال سود بالا است، دیگری برای افزایش سابقه کاری شرکت شرکت میکند، و پیمانکار دیگری برای ورود یا تثبیت خود در یک بازار خاص تلاش میکند.
بنابراین نخستین قدم آن است که هدف خود را شفاف و قابل اندازهگیری مشخص کنید.
پس از آن، یک استراتژی قیمتگذاری و حضور در مناقصه باید توسط مدیریت شرکت تعیین و به واحد مناقصات ابلاغ شود تا تمام برآوردها و تصمیمات بر همان مبنا انجام گیرد.
گام دوم: تشکیل یک تیم تخصصی مناقصه
مهمترین رکن موفقیت در پیشنهاد قیمت، داشتن یک تیم حرفهای است. این تیم معمولاً شامل افراد زیر است:
- کارشناسان فنی
- مترور و برآوردگر
- تحلیلگر مالی
- متخصص حقوقی و قراردادی
این افراد با بررسی اسناد، انجام مترهوبرآورد دقیق، استخراج ایرادات و ابهامات، بازدید میدانی و تحلیل ریسک، پایههای اصلی پیشنهاد شما را شکل میدهند.
پس از تشکیل تیم، جلسهای درون سازمانی برگزار میشود تا مسیر و وظایف هر فرد مشخص گردد.
گام سوم: تدوین برنامه زمانبندی و چکلیست اقدامات مناقصه
در این مرحله باید مشخص شود:
- چه کارهایی باید انجام شود
- چه کسی مسئول هر بخش است
- هر فعالیت چه زمانی باید تمام شود
بنابراین ابتدا یک چکلیست کامل و سپس یک زمانبندی دقیق برای انجام همه فعالیتهای قبل از تحویل پیشنهاد تهیه میشود.
گام چهارم: بررسی دقیق اسناد مناقصه
تمامی مدارک شامل:
باید بهطور کامل بررسی شوند. هرگونه ابهام، نقص یا مغایرت باید در قالب یک لیست تهیه شده و از طریق نامهنگاری رسمی از کارفرما درخواست رفع ابهام شود.
گام پنجم: بازدید میدانی و شناخت کامل محل پروژه
چیزی که روی قیمت نهایی اثر بسیار زیادی دارد، واقعیتهای میدان اجراست.
در بازدید باید موارد زیر بررسی شود:
در این مرحله همچنین تحلیل رقیبان و بررسی تجربههای قبلی مناقصات مشابه نیز کمک زیادی به تعیین قیمت خواهد کرد.
گام ششم: مترهوبرآورد و انجام آنالیز بها به سبک حرفهای
یکی از پرتکرارترین اشتباهات پیمانکاران، اعتماد بیش از حد به برآورد کارفرما است.
این برآوردها در بسیاری موارد دارای خطاست.
بنابراین تیم مترور باید:
تجربه نشان داده بیدقتی در این مرحله، در آینده باعث مشکلات مالی سنگین یا حتی شکست پروژه میشود.
گام هفتم: برآورد زمان اجرای واقعی پروژه
مدت زمان درجشده در اسناد مناقصه معمولاً دقیق نیست و گاهی بسیار کمتر از زمان واقعی است.
بنابراین باید:
اگر زمان واقعی بیش از زمان اسناد باشد، ریسکها و هزینههای تأخیر باید در قیمت نهایی لحاظ شوند.
گام هشتم: شناسایی ریسکها و محاسبه هزینه احتیاطی (Contingency)
بعد از شناسایی ریسکها در مراحل قبل، حالا زمان آن است که تأثیر مالی آنها را محاسبه کنید.
این ریسکها ممکن است شامل:
برای این موارد یک ذخیره احتیاطی معقول باید در پیشنهاد قیمت لحاظ شود.
گام نهم: محاسبه هزینههای سربار و سود
در این بخش:
بهصورت کامل محاسبه و به قیمت پیشنهادی اضافه میشود.
اعمال ضرایب بدون بررسی دقیق، یکی از اشتباهات رایج است؛ بنابراین همه هزینهها باید بر اساس شرایط خاص پروژه محاسبه شوند.
گام دهم: حضور در جلسه بازگشایی پاکات
خیلی از پیمانکاران تصور میکنند با ارسال پیشنهاد، کار تمام شده است!
در حالی که حضور در جلسه بازگشایی پاکات اهمیت زیادی دارد، زیرا:
در صورت نیاز، توضیحات یا دفاع لازم را ارائه میدهید
نمایندهای که در جلسه حاضر میشود باید کاملاً مسلط بر اسناد و دستورالعملها باشد.
گام یازدهم: تهیه گزارش نهایی پس از مناقصه
پس از پایان فرآیند مناقصه، تیم مناقصات باید یک گزارش کامل شامل موارد زیر تهیه کند:
این گزارش باعث میشود تجربههای ارزشمند برای پروژههای بعدی حفظ شود.
جمعبندی
برای اینکه بتوانید یک پیشنهاد قیمت رقابتی و در عین حال منطقی ارائه دهید، هیچ مرحلهای را نباید سطحی انجام دهید. از تعیین هدف گرفته تا مترهوبرآورد، تحلیل ریسک، محاسبه سود و حضور در جلسات، همه این مراحل در کنار هم باعث میشوند شانس موفقیت شما در مناقصات بهطور چشمگیری افزایش یابد.
